Licitaciones de Proveedores: una herramienta poderosa para cortar costos en manufactura
El doble impacto de licitaciones con proveedores: alcance basdo en necesidades reales y mejor precio.
La industria manufacturera es altamente competitiva.
Los márgenes están bajo presión constante debido al aumento de los costos laborales, las interrupciones en la cadena de suministro y la volatilidad del mercado. Muchas empresas se enfocan intensamente en reducir los costos de producción, pero pasan por alto una oportunidad significativa: las licitaciones competitivas para servicios no esenciales.
Al aplicar un proceso estructurado de licitación a funciones como limpieza, mantenimiento, seguridad, marketing y contabilidad, los fabricantes pueden desbloquear un doble efecto de ahorro. Primero, revisando y reduciendo el alcance del servicio para que coincida con las necesidades actuales. Segundo, invitando a varios proveedores a competir por el alcance recién definido y seleccionando la oferta más competitiva.
Cuando se ejecuta correctamente, la licitación competitiva no es solo una táctica de reducción de costos: es un método estratégico de compras que puede mejorar la calidad del servicio, aumentar la responsabilidad de los proveedores y fortalecer el desempeño financiero a largo plazo.
También puedes realizar estos procesos cada uno o dos años.
Tres razones clave para usar licitaciones competitivas en servicios no esenciales
1. Amplia aplicabilidad en múltiples servicios empresariales
Muchas empresas manufactureras mantienen proveedores de servicios durante años sin volver a evaluar los contratos. Con el tiempo, el alcance del servicio suele expandirse innecesariamente, los precios aumentan y se pierde competitividad en el mercado. La licitación competitiva puede aplicarse a varias áreas:
Servicios de limpieza: Ajustando frecuencia y alcance según el uso real.
Contratos de mantenimiento: Pasando de esquemas mensuales fijos a modelos basados en necesidad o híbridos.
Servicios de seguridad: Ajustando niveles de personal y horarios según evaluaciones reales de riesgo.
Servicios de marketing: Comparando agencias o freelancers en costo, capacidad y rapidez de respuesta.
Contabilidad y externalización administrativa: Asegurando tarifas competitivas por hora y procesos eficientes.
Estos servicios suelen ser gastos recurrentes con costos acumulativos significativos, lo que los convierte en objetivos ideales para procesos de licitación estructurados.
2. El doble efecto de ahorro
El verdadero poder de la licitación competitiva proviene de atacar el problema del costo desde dos ángulos:
Reducción del alcance: Primero, evalúa los requisitos reales del servicio. Muchas empresas pagan por capacidad o características innecesarias que aportan poco valor. Al definir un alcance más realista, eliminas gastos inútiles incluso antes de salir al mercado.
Competencia de precios: Una vez establecido el alcance optimizado, invita a varios proveedores calificados a presentar propuestas. La competencia de precios a menudo genera ahorros adicionales del 10% al 25% (además de la reducción inicial por ajuste del alcance).
El impacto combinado puede ser significativo. Por ejemplo, una planta que paga $120,000 al año por mantenimiento podría reducir el alcance en 15% ($18,000) y luego obtener una reducción adicional del 20% en el precio restante ($20,400), ahorrando un total de $38,400 por año sin sacrificar calidad.
3. Un proceso comprobado que mejora la calidad del servicio
Contrario a la creencia de que las licitaciones solo sirven para bajar precios, un proceso bien ejecutado puede mejorar la calidad del servicio. Alcances claros, requisitos de desempeño detallados y criterios de selección transparentes motivan a los proveedores a presentar sus mejores equipos, herramientas y procesos.
La clave es estructurar el proceso para evaluar tanto precio como valor. Esto implica considerar experiencia del proveedor, historial de seguridad, procesos de control de calidad y capacidad de respuesta, además del costo.
Cómo crear un proceso de licitación exitoso
Un proceso de licitación mal gestionado puede desperdiciar tiempo e incluso generar costos más altos. Para maximizar los beneficios, los fabricantes deben seguir estos pasos:
Identificar los servicios objetivo: Enfocarse en servicios recurrentes y de alto costo donde exista competencia y el desempeño sea medible.
Analizar los contratos actuales: Entender qué se está pagando realmente y el valor entregado.
Definir claramente el alcance: Elaborar una descripción clara y realista del servicio, evitando términos vagos para que todos los oferentes coticen los mismos requisitos.
Seleccionar proveedores calificados: Preseleccionar proveedores basados en experiencia, referencias y cumplimiento de normas legales y de seguridad.
Emitir una solicitud formal de propuesta (RFP): Utilizar un formato estandarizado para asegurar equidad y facilidad de comparación.
Evaluar ofertas objetivamente: Usar una matriz de puntuación definida por los usuarios para comparar precio, calidad y compatibilidad del proveedor.
Negociar y adjudicar: Seleccionar al proveedor que ofrezca el mejor valor total, no solo el precio más bajo.
Monitorear y revisar desempeño: Establecer KPIs y revisarlos periódicamente para asegurar valor continuo.
Conclusión
La licitación competitiva es una de las estrategias más directas e impactantes que las empresas manufactureras pueden utilizar para reducir costos sin sacrificar calidad. Al enfocarse en servicios no esenciales como limpieza, mantenimiento, seguridad, marketing y contabilidad (y aplicar el doble efecto de reducción de alcance y competencia de precios), las empresas pueden liberar capital significativo para iniciativas de crecimiento.
Con un proceso claro y bien estructurado, cualquier empresa manufacturera puede lanzar un proceso de licitación justo, eficiente y orientado a resultados.
